那天謝醫師才剛說了  工作成果=工作時間X工作品質

 

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效率達人 舞雙刀

 

追求工作績效的上班族,在追逐時間管理的同時,也需努力地提昇自己的工作效率。能夠同時做好時間管理並掌握效率,才會成為真正的成功達人。

文/呂宗昕
2009年10月Web Only

  我們可用下述公式表示工作成果:

  A(工作成果)=B(工作效率)×C(付出時間)。

  當B或C為零時,A必為零。希望工作成果不等於零的人,就必須努力使工作效率或付出時間絕對不能變成零。一般上班族大部分均已付出足夠的時間工作,因此當你希望增加工作成果時,唯一的方法就是提昇自己的工作效率。

  也有許多人認為當自己付出的時間愈多,理所當然一定會獲得更多的成果。若效率是一個正數定值時,所付出的時間愈多,收穫的成果確實會愈大;但若效率隨著付出時間的增加而遞減時,則未必可以獲得更多的成果。

  要如何提高自己的工作效率呢?我們可由兩方面思考:

一、安排正確的工作優先順序。

  正確選擇工作目標的方法可參考的「四象限N字型法則」:永遠優先選擇重要又緊急的事情,最後才去做不重要又不緊急的事情。

  「重要」的權重永遠高於「緊急」的權重,絕不讓緊急但不重要的小事,誤了重要但不緊急的大事。若有數件重要又緊急的事情同時存在時,我們則要冷靜地評估。

  對自己工作績效有愈高貢獻度的事情,可以獲得愈高的分數。我們也應該永遠從分數最高的事項開始付出自己的心力。

二、規劃合適的工作時間。

  當確定完工作的優先順序後,接著應做工作時間的規劃。我們可依自己的生理時鐘,將一天中不同的工作時間劃分為效率最高的「黃金時段」、效率次高的「白銀時段」、效率普通的「青銅時段」,及效率最差的「石頭時段」。

將「黃金時段」用於處理瑣事,是對黃金時段的浪費;將「石頭時段」用來處理重要大事,是對石頭的過高期待。

  我們應將不同價值的時段分配給不同價值的事情。建議的分配方式是:

  效率最高的「黃金時段」:分配給重要又緊急的事。

  效率次高的「白銀時段」:分配給重要但不緊急的事。

  效率普通的「青銅時段」:分配給緊急但不重要的事。

  效率最差的「石頭時段」:分配給不緊急又不重要的事。

  將具有不同價值的時段分配給不同的工作,才會「門當戶對」,也才能充分發揮該時段的應有效益。想要當一個成功的上班族,就必須抓住時間,也同時發揮最大的工作效率!

(作者是台大化工系教授,著有《效率決定競爭力》,本文轉載自經濟日報2009.10.19。以上反映作者意見,不代表本社立場)

 

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